Registrar los movimientos económicos del negocio es clave a la hora de saber su estado financiero; sin embargo, para lograr este proceso, es fundamental conocer algunos conceptos que le ayudarán a llevar en orden la contabilidad de su negocio.
Flujo de caja: este es un informe en el que se detallan los ingresos y egresos de dinero que tiene la panadería en un período determinado. Sirve para cerciorarse de lo que entra y sale del negocio; por ejemplo, la venta (ingreso) o compra de materia prima (egreso). Con este paso conocerá inmediatamente la liquidez con que cuenta y podrá tomar decisiones sobre temas como la capacidad para adquirir determinada cantidad de ingredientes o la posibilidad de invertir en nuevos equipos.
Costos fijos: en sus finanzas tenga en cuenta este ítem que abarca aquellos costos que debe cubrir independientemente de la productividad de su establecimiento. Entre estos están el pago del arriendo del local, los servicios públicos, salarios, impuestos y pagos de seguros y créditos, en caso de tenerlos. Haga una lista de cada obligación teniendo en cuenta los montos por pagar y las fechas en que debe hacerlo. Así tendrá un mejor control de sus costos fijos.
Costos variables:hace referencia a los costos de producción que varían dependiendo del volumen producido; por ejemplo, los ingredientes, bolsas y envases, horas extras del personal, reparaciones y mantenimiento de maquinaria, entre otros. Entonces, si la actividad se reduce, así mismo ocurrirá con los costos variables, y si la producción aumenta, los costos subirán. Un ejemplo preciso es la materia prima, ya que entre más unidades de producto se hagan, más ingredientes va a requerir. No olvide registrar estos datos cada mes, pues así podrá ver su impacto en la productividad de su negocio a lo largo del año y saber qué medidas tomar en caso de ser necesario.
Ventas: este concepto es el corazón de su negocio, por lo que llevar un adecuado registro será clave a la hora de conocer exactamente las ganancias obtenidas en el mes. Por eso, no olvide tener en cuenta que por mínima que sea la venta, esta puede representar una variabilidad en sus finanzas. Además, un adecuado reporte de estas, le permitirá tener un mejor control de su inventario.
Manejo de inventarios: los negocios que tienen un control de su producción y de lo que poseen conocen cuál es su valor comercial, el precio de su producto, la cantidad exacta de insumos que se necesitan para la producción y, probablemente, no necesitarán en el futuro espacio adicional de almacenamiento. Para gestionar su inventario tenga en cuenta estos pasos: – Haga un primer recuento y documente el total de toda la materia prima existente y de los productos para la venta. – Compruebe la calidad de sus insumos y productos y realice seguimiento a las fechas de vencimiento. Esto le evitará pérdidas económicas. – Establezca ciclos de control. Esto significa que debe asignarle a cada producto un período en el cual se necesita hacer un nuevo conteo. – Lleve un registro de control de compras y de los consumos o ventas.
Control de nómina: este paso muestra todos los reportes financieros de los sueldos de sus empleados, incluyendo bonificaciones y seguridad social. Mes a mes, realice un registro en el que incluya el salario autorizado para cada persona y el número de horas trabajadas. Luego, separe las horas ordinarias de las extra y aplique las tarifas correspondientes para cada categoría. Así obtendrá el total del salario. Los aportes a salud y pensión y otras deducciones se deben registrar luego del valor devengado para obtener el resultado entre lo ganado por el trabajador y los totales retenidos.
Balance general: es una revisión del estado actual de las finanzas de una empresa. Se debe realizar periódicamente a toda la información consignada en los libros de contabilidad. Estos deben contener datos discriminados sobre activos (dinero en cuentas, inventarios, inmuebles registrados a nombre de la empresa, caja, etc.); pasivos (las deudas y obligaciones contraídas, préstamos, cuentas por pagar, etc.); y patrimonio la diferencia de restar los pasivos de los activos; esto representa el capital líquido que tiene la compañía).
Estado de cambios en patrimonio: es un simple ejercicio que representa las variaciones existentes entre diferentes períodos contables. Basta comparar los datos de dos balances generales para determinar con exactitud dónde se presentan cambios.
Libro diario: recoge en orden cronológico todas las operaciones llevadas a cabo a diario, discriminando en segundo plano el concepto contable. Los acontecimientos solo se anotan conforme se vayan efectuando en el orden del tiempo. Este libro tiene dos columnas de anotaciones: Debe y Haber.
Libro mayor: es similar al libro diario y se realizan las mismas anotaciones, pero discriminando principalmente el concepto al que corresponde cada movimiento. Este libro también tiene dos columnas de anotaciones. Por ejemplo, si la empresa compra un carro por $100 millones con los recursos de un crédito bancario, en el libro diario se incluirá como un acontecimiento más, anotándolo en la columna ‘Debe’ (pues entraron 100 millones a la caja de la empresa), y en ‘Haber’ (pues se deben 100 millones a bancos), de acuerdo con su orden cronológico de registro (fecha y hora), y así se seguirán introduciendo los diferentes movimientos que vayan sucediendo. Pero, en el libro mayor, esta operación se escribirá en una página llamada ‘Caja’, en la columna ‘Debe’, y en una página llamada ‘Bancos’, en la columna ‘Haber’.
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