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Lo que debe saber a la hora de administrar su panadería

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Administrar un negocio va más allá de entender sobre cifras, significa conocer la información necesaria para mantenerse al día y llevar procesos contables adecuados y satisfactorios.

La administración es una tarea, aunque dispendiosa, fundamental para el buen desempeño del negocio, por eso se deben conocer datos indispensables para mantener un proceso contable de calidad.

Es necesario que los microempresarios conozcan la información y documentación clave para cumplir con obligaciones legales, tributarias y comerciales exigidas por la ley. Ante esto, los panaderos deben clasificar su documentación de la siguiente manera:

  • Legal: hacen parte la licencia de funcionamiento, contratación de personal, manipulación de alimentos, a qué régimen de impuestos pertenece y si tiene la obligación de expedir factura o documento equivalente.
  • Comercial: información documentada sobre los productos ofrecidos, la ubicación del negocio y conocer a sus clientes y competencia.
  • Financiera: para que el panadero sepa cómo va su negocio se deberán generar reportes: balance general, estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo.
  • Impuestos: se debe tener información sobre si se está obligado a elaborar y presentar, dentro de los plazos fijados, las declaraciones de impuestos locales como el de industria y comercio, predial, vehículos, y los nacionales: el impuesto a las ventas por pagar y el de renta.
  • Activos productivos: tener la ficha técnica de los bienes adquiridos para la fabricación de sus productos, con el fin de programar anticipadamente los mantenimientos preventivos y correctivos.

Registros de venta

Además de lo anterior, los registros de las ventas son fundamentales para mantener orden en las cuentas. Llevar registros oportunos y confiables es muy importante para el negocio, le servirá para conocer su situación legal, financiera, tributaria, comercial, y tendrá información disponible para tomar decisiones.

El administrador deberá ser constante con los reportes de ingresos, costos y gastos y, adicionalmente, los costos de producción. También es necesario que el panadero tenga en cuenta que quien administre su negocio debe ser una persona que se caracterice por su habilidad técnica al conocer los procesos del negocio; su habilidad humana, para interactuar con los clientes y empleados, y su habilidad personal, con un espíritu emprendedor e innovador y con la capacidad de asumir riesgos.

Una ayuda informática

El proceso administrativo se puede facilitar gracias a herramientas digitales, el mercado ofrece diferentes alternativas, ideales para microempresarios panaderos.

El software debe tener componentes de sistemas de contabilidad, nómina, producción y punto de venta; cubrir todos los aspectos operativos del negocio.

De esta manera, el microempresario no solo conseguirá acceder al instante a su balance y estado de resultados, sino ver su utilidad de manera rápida. Le permitirá al panadero controlar todo el planteamiento de su negocio, desde la materia prima, en sus cantidades y su costo de inventario, hasta todo el proceso de producción que existe para sacar el producto terminado.

Revista Maestro Edición # 6.

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